ANALISA SISTEM
PENJUALAN SECARA TUNAI PADA PT. GRAMEDIA ASRI MEDIA
BOTANI SQUARE
BOGOR
LAPORAN
RISET
Diajukan untuk
memenuhi mata kuliah APSI pada program diploma Tiga (D.III)
Kelas
: 12. 4H.
13
Kelompok
7
Hilman Hamidi :12145894
Panji irawan :12144266
Ramdoni :12144069
Mia zatmiati :12143936
Lia Agustina :12142833
Program
Studi Manajemen Informatika
Akademi
Manajemen Informatika dan Komputer
“BSI
Bogor”
2016
PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN LAPORAN RISET
Laporan riset ini telah disetujui dan disahkan serta
diijinkan untuk dinilai pada periode : Tahun Akademik 2016/2017 di semester 4
(empat)
DOSEN PEMBIMBING
AKADEMIK
Kelas 12.4H.13
Nur Hidayati
PENILAI
LAPORAN RISET
Laporan riset ini telah dinilai pada
tanggal..................................................
PENILAI
(............................................)
Saran-saran dari penilai :
..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
KATA PENGANTAR
Dengan
mengucap puji syukur kehadirat Allah SWT atas terselesaikannya laporan riset
ini dengan judul : “Analisa sistem penjualan secara tunai pada PT.GRAMEDIA ASRI
MEDIA Botani Square Bogor”, yang merupakan salah satu syarat kelulusan mata
kuliah APSI Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika
dan Komputer Bina Sarana Informatika.
Selama
melakukan riset ini dan dalam menyelesaikan laporan ini, penulis telah banyak
menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan saran, serta fasilitas yang
membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini. Untuk itu penulis
menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat:
1.
Direktur Akademi Manajemen Informatika
dan Komputer Bina Sarana Informatika.
2.
Ketua Program Studi Manajemen
Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.
3.
Ibu Nur Hidayati selaku dosen penasehat
Akademik yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam penyelesaian
laporan ini.
4.
Bapak Iwan Hermawan, selaku Store Manager PT. Gramedia Asri Media
Botani Square Bogor.
5.
Bapak Edi pramono, selaku Sales Superintendent PT. Gramedia Asri
Media Botani Square Bogor.
6.
Karyawan/karyawati PT. Gramedia Asri
Media Botani Square Bogor
7.
Serta rekan-rekan yang ikut memberikan
bantuannya dalam pembuatan kuliah kerja praktek khususnya kelas 12.4H.13.
Akhirnya penulis beraharap semoga
laporan riset ini bermanfaat bagi semua pihak yang membantu, meskipun dalam
laporan ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu kritik dan saran yang
membangun tetap penulis harapkan.
Bogor, Juni 2016
Penulis
DAFTAR ISI
Lembar Judul........................................................................................................... i
Persetujuan dan Pengesahan Laporan Riset............................................................ ii
Penilai Laporan Riset...............................................................................................iii
Kata Pengantar........................................................................................................ iv
Daftar Isi..................................................................................................................vi
Daftar Simbol.......................................................................................................... viii
Daftar Gambar......................................................................................................... ix
Daftar Tabel............................................................................................................. x
Daftar Lampiran...................................................................................................... xi
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang........................................................................... 1
1.2.
Maksud dan Tujuan.................................................................... 2
1.3.
Metode Penelitian....................................................................... 2
1.4.
Ruang Lingkup........................................................................... 3
1.5.
Sistematika
Penulisan................................................................. 4
BAB II LANDASAN
TEORI
2.1.
Konsep Dasar
Sistem.................................................................. 6
2.1.1.
Pengertian Sistem.......................................................... 6
2.1.2.
Karakteristik Sistem...................................................... 7
2.1.3.
Klasifikasi Sistem.......................................................... 9
2.1.4.
Pengertian Informasi..................................................... 10
2.1.5.
Pengertian Sistem Informasi......................................... 12
2.2.
Peralatan Pendukung (Tools
System)........................................... 14
2.2.1.
Data Alir Diagram (DAD)............................................ 14
2.2.2.
Kamus Data (Data
Dictionary)..................................... 17
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1.
Umum......................................................................................... 22
3.2.
Tinjauan
Perusahaan................................................................... 22
3.2.1.
Sejarah Perusahaan........................................................ 23
3.2.2.
Struktur Organisasi dan Fungsinya............................... 24
3.3.
Prosedur Sistem
Berjalan............................................................ 28
3.4.
Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan................................ 30
3.5.
Kamus Data Sistem
Berjalan...................................................... 32
3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan (Input)....................... 32
3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran (Output).................... 33
3.6.
Spesifikasi Sistem
Berjalan......................................................... 36
3.6.1.
Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan........................ 36
3.6.2.
Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran........................ 37
3.6.3.
Spesifikasi File.............................................................. 39
3.6.4.
Struktur Kode............................................................... 41
3.6.5.
Spesifikasi Program....................................................... 43
3.7.
Spesifikasi Sistem komputer........................................................ 51
3.7.1.
Perangkat Lunak (Software).......................................... 51
3.7.2.
Perangkat Keras (Hardware)........................................ 52
3.8.
Permasalahan Pokok.................................................................... 53
3.9.
Alternatif Pemecahan Masalah.................................................... 53
BAB IV PENUTUP
4.1.
Kesimpulan.................................................................................. 54
4.2.
Saran............................................................................................ 54
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................. 56
DAFTAR RIWAYAT HIDUP............................................................................... 57
LAMPIRAN............................................................................................................ 59
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol
Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram
Kesatuan
luar(external entity)
Digunakan
untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada arus data.
Digunakan
untuk menggambarkan suatu arus data.
Proses(process)
Digunakan untuk menggambarkan suatu
proses.
Simpanan data (data store)
Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data.
DAFTAR
GAMBAR
Gambar Halaman
1.
Gambar III.1. Struktur Organisasi..................................................................... 25
2.
Gambar III.2. Diagram
Konteks Sistem Berjalan............................................. 31
3.
Gambar III.3. Diagram Nol Sistem
Berjalan.................................................... 31
4.
Gambar III.4. Diagram
Detail Sistem Berjalan................................................ 32
5.
Gambar III.5. Diagram HIPO........................................................................... 44
DAFTAR TABEL
1.
Tabel II.1 Notasi Tipe Data dalam Kamus Data.............................................. 20
2.
Tabel II.2 Notasi Struktur Data dalam Kamus Data........................................ 21
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Halaman
1.
Lampiran A1. Oracle........................................................................................ 59
2.
Lampiran A2. SOA
(Store Operational Application)....................................... 59
3.
Lampiran A3. Daily Cash
Revenue.................................................................. 60
4.
Lampiran A4. Daily
Report Revenue................................................................ 61
5.
Lampiran A5. Other
Income............................................................................. 62
6.
Lampiran A6. Float
Amount............................................................................. 62
7.
Lampiran A7. Bank
Deposit Report.................................................................. 63
8.
Lampiran A8. Graphic
Hourly Report.............................................................. 63
9.
Lampiran A9. Barcode...................................................................................... 64
10.
Lampiran A10. Struk Pembelian....................................................................... 64
11.
Lampiran A11. Foto Hasil Wawancara Gramedia Botani Square Bogor.......... 65
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar
Belakang
Di masa yang serba cepat ini,
penggunaan komputer dan sistem-sistemnya sudah menjadi kebutuhan yang utama
dalam rangka meningkatkan kinerja suatu Perusahaan. Setiap proses manual dari
perusahaan dapat digantikan oleh komputer karena penyediaan informasi yang
lebih canggih serta dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan
oleh manajemen.
Namun pada kenyataannya masih
banyak perusahaan-perusahaan yang menggunakan sistem yang belum
terkomputerisasi dengan baik. Hal ini disebabkan karena masih kurangnya
pengetahuan pegawai mengenal hubungan manajemen perusahaannya dengan sistem
komputer. Dengan menggunakan komputer, perusahaan dapat melakukan proses
penyimpanan data dengan mudah dan cepat, karena tingkat kecepatan dan
penyimpanan data pada komputer lebih aman dan rapi, sehingga mudah menemukan
kembali data yang diinginkan.
Untuk itu kami mencoba membahas
ruang lingkup yang kecil dalam sistem penjualan. Sehubungan dengan hal
tersebut, maka kami mengambil judul :
“Analisa Sistem Penjualan Secara Tunai PT. Gramedia Asri Media Botani
Square Bogor”.
1.2. Maksud dan Tujuan
Adapun maksud penulisan laporan
mengenai riset ini adalah :
1.
mempelajari dan menganalisa kekurangan sistem
pembayaran secara tunai pada PT. Gramedia Asri Media
2.
Menerapkan dan mempraktekan ilmu pengetahuan yang
telah di dapat dalam perkuliahan.
3.
Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi
pribadi yang memiliki wawasan pengetahuan.
4.
Melakukan penelitian mengenai suatu masalah di
bawah bimbingan yang cermat dari dosen pembimbing, untuk menghasilkan
pengetahuan baru dari penelaahan yang original.
5.
Lebih meningkatkan efisiensi dan efektifitas pada
perusahaan.
Sedangkan tujuan
dalam penulisan laporan
mengenai riset ini adalah untuk memenuhi persyaratan mata kuliah APSI pada semester IV (empat) Program Studi
Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana
Informatika.
1.3. Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan
langkah penting dalam penyusunan laporan mengenai riset ini khususnya bagi
perancangan sistem. Didalam kegiatan penelitian penulis melakukan pengumpulan
data melalui cara :
1.
Wawancara (Interview)
Dalam penulisan laporan mengenai riset ini, untuk mendapatkan
informasi secara lengkap maka penulis melakukan
suatu metode tanya jawab dengan Bapak Edi Pramono selaku Sales Superintendent PT. Gramedia Asri
Media Botani Square, mengenai semua
kegiatan yang berhubungan dengan sistem penjualan secara tunai dengan karyawan/
karyawati di PT. Gramedia Asri Media.
2. Pengamatan (Observation)
Penulis melakukan pengamatan-pengamatan langsung
terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari
pengamatan tersebut langsung dicatat oleh penulis dan dari kegiatan observasi
dapat diketahui kesalahan atau proses dan kegiatan tersebut.
3. Studi Pustaka
Selain melakukan kegiatan diatas penulis juga
melakukan studi kepustakaan melalui literatur-literatur atau
referensi-referensi yang ada di perpustakaan Akademi Manajemen Informatika Bina
Sarana Informatika maupun diperpustakaan lainnya.
1.4. Ruang Lingkup
Didalam
penulisan laporan mengenai riset
ini, penulis membahas tentang analisa sistem penjualan secara tunai pada PT. Gramedia Asri Media. Mengingat pembahasan didalam sistem penjualan secara
tunai ini cukup luas dan agar laporan mengenai riset ini mencapai sasaran.
Maka, ruang lingkup pembahasan meliputi prosedur pemesanan buku, pembayaran dan
pembuatan laporan.
1.5.
Sistematika
Penulisan
Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan
dalam penulisan laporan kuliah kerja praktek ini, maka digunakan sistematika
penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami
laporan kuliah kerja praktek ini.
BAB
I PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis menguraikan tentang latar
belakang secara umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup yang membatasi
permasalahan, metode penelitian, serta sistematika penulisan secara
keseluruhan.
BAB
II LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep
dasar sistem dan peralatan pendukung (tools
system).
BAB
III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang
bersifat umum,tujuan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan, struktur
organisasi dan prosedur sistem berjalan, Diagram Alir Data (DAD) sistem
berjalan, kamus data sistem berjalan yang memiliki sub antara lain berisi
spesifikasi bentuk dalam keluaran, bab ini juga menguraikan tentang
permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.
BAB
IV PENUTUP
Pada bab ini penulis menjelaskan mengenai
kesimpulan serta saran yang berhasil ditarik dari seluruh pembuatan laporan
mengenai riset ini, yang mungkin bermanfaat bagi PT. Gramedia Asri Media Botani
Square Bogor dalam memutuskan kebijakan-kebijakan yang akan datang.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem
Dalam era globalisasi dan
semakin meningkatnya sistem informasi perkembangan teknologi dan semakin
jauhnya spesialisasi dalam perusahaan serta semakin banyaknya
perusahaan-perusahaan yang menjadi besar, sehingga hampir semua perusahaan
sudah dan mungkin wajib menggunakan sistem, baik sistem yang sifatnya manual
maupun yang sifatnya sudah terkomputerisasi. Dengan demikian tidak heran kalau
sistem itu sendiri banyak dipelajari dan dianalisa. Sistem secara umum dapat
didefinisikan sebagai suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama
lain saling berhubungan sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang
terpadu untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem merupakan bagian
terpenting dalam perkembangan ilmu pengetahuan sehingga banyak para ahli
mengalihkan perhatian kepada pembelajaran mengenai sistem.
Sistem menurut Kendall (2010 : 3)
menyimpulkan bahwa “Sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang berkerja
karna adanya interaksi antara manusia dan komputer. Dengan bantuan manusia,
perangkat lunak (program komputer), dan perangkat keras (komputer, printer dan
lain-lain), agar berfungsi dengan baik”.
Sistem
menurut Tata Sutabri (2012 : 2) menyimpulkan bahwa “Sistem adalah sekelompok
unsur yang erat hubungannya satu sama lain, yang berfungsi bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau menyeleasaikan suatu kegiatan atau menyelesaikan
suatu sasaran tertentu”
Sedangkan menurut Romney (2006 : 2) dalam
bukunya Sistem Informasi Manajemen “sistem
adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling
berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.
Sedangkan menurut Whitten (2006 : 23)
dalam bukunya Metode Desain dan Analisis Sistem mengungkapkan bahwa “informasi
adalah data yang telah diproses atau di organisasi ulang menjadi bentuk yang
berarti.Informasi yang dibentuk dari kombinasi data yang diharapkan memiliki
arti kepenerima”.
Sistem juga dijelaskan oleh Winarno (2006
: 1.5) dalam bukunya Sistem Informasi Manajemen, yaitu “sekumpulan komponen
yang saling bekerja sama untuk mencapai
satu tujuan, masing-masing komponen memiliki fungsi berbeda dengan yang
lain,tetapi tetap dapat bekerja sama”.
Dari beberapa pengertian
diatas dapat dijelaskan mengenai karakteristik sistem sebagai berikut :
2.1.2. Karakteristik Sistem
Menurut Ladjamudin
(2008:10) ”memahami dan mengembangkan suatu sistem, maka kita harus dapat
membedakan sistem berdasarkan unsur-unsur yang membedakannya”. Unsur-unsur itu
adalah karakteristik sistem. Suatu sistem mempunyai karakteristik atau
sifat-sifat tertentu, sebagai berikut :
1)
Komponen Sistem (Component)
Komponen-komponen sistem
atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sub sistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan
suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2)
Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang
membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan
luarnya.
3)
Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem apapun
diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
4)
Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung (interface) merupakan media penghubung
antara satu sub sistem dengan sub sistem lainnya. Melalui penghubung ini
memungkinkan sumbersumber daya mengalir dari satu sub sistem ke sub sistem yang
lainnya.
5)
Masukan Sistem (Input)
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke
dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukan supaya sistem
tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input) energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6)
Keluaran Sistem (Output)
Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang
diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Keluaran dapat merupakan masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada supra
sistem.
7)
Pengolahan Sistem
Pengolah sistem adalah
bagian yang bertugas mengolah atau mengubah masukan menjadi keluaran.
8)
Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti
mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem dan dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan tujuannya.
2.1.3. Klasifikasi
Sistem
Menurut Sutabri (2012 :
15) menyimpulkan bahwa “Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu
komponen dengan komponen lain karna sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk
setiap kasus yang terjadi didalam sistem tersebut”. Oleh karna itu sistem dapat
dikasifikasikan dari bebrapa sudut pandangan, seperti contoh sistem yang
bersifat abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat deterministic dan probabilistic
serta sistem yang bersifat terbuka dan tertutup.
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa
sudut pandang, diantaranya adalah :
1.
Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem Abstrak adalah sistem
yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak nampak secara fisik, sedangkan
Sistem Fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2.
Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah adalah
sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, sedangkan
Sistem Buatan Manusia merupakan sistem yang dirancang oleh manusia.
3.
Sistem Deterministic
dan Sistem Probabilistic
Sistem Determnistic adalah sistem yang tingkah
lakunya dapat diprediksi. Sedangkan Sistem Probabilistic
merupakan sistem yang tingkah lakunya belum diprediksi karena mengandung Probabilistic.
4.
Sistem Terbuka dan Tertutup
Sistem Terbuka adalah
sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sedangkan
Sistem Tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak dipengaruhi
oleh lingkungan luarnya.
2.1.4. Pengertian Informasi
Menurut Darmawan (2013 : 2) “Informasi
adalah hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari
pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil dari pengolahan data yang
tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah
merupakan informasi bagi orang tersebut”. Menurut Leod dalam Darmawan
mengatakan suatu informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai
berikut :
1.
Akurat
Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap
hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian tersebut menghasilkan hasil yang
sama maka data tersebut dianggap akurat.
2.
Tepat Waktu
Informasi itu harus tersedia atau ada pada informasi tersebut diperlukan,
tidak besok atau tidak beberapa jam lagi.
3.
Relevan
Informasi yang diberikan harus sesuai dengan
yang dibutuhkan. Kalau kebutuhan informasi ini suatu organisasi maka informasi
tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi diberbagai tingkatan atau
bagian yang ada dalam organisasi tersebut.
4.
Lengkap
Informasi harus diberikan secara lengkap.
Misalnya informasi tentang penjualan yang tidak ada fakturnya.
5.
Sumber
Sumber
dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan
kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Informasi diperoleh setelah data-data
mentah diproses atau diolah.
2.1.5. Pengertian
Sistem Informasi
Sekumpulan data/ fakta yang diorganisasi atau diolah
dengan cara tertentu sehingga mempunyai arti bagi penerima. Data yang telah
diolah menjadi sesuatu yang berguna bagi si penerima, maksudnya yaitu dapat
memberikan keterangan atau pengetahuan. Dengan demikian yang menjadi sumber
informasi adalah data Informasi dapat juga di katakan sebuah pengetahuan yang
diperoleh dari pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.
Contoh
informasi dokumen dalam Microsoft Excel,
berbentuk spreadsheet seringkali
digunakan untuk membuat sebuah informasi dari data yang terdapat di dalamnya,
seperti laporan untung, rugi dan neraca adalah bentuk informasi dan angka yang
terdapat di dalamnya adalah data.
Menurut
Sutabri (2012 : 38) menyimpulkan bahwa “Suatu sistem informasi adalah sistem di
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian
yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan
kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan laporan-laporan
yang diperlukan oleh pihak luar tertentu. “Sistem informasi terdiri dari
komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block),
yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok
basis data dan blok kendali. Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling
berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai
sasaran.
Komponen-komponen
sistem informasi yang dimaksud diantaranya yaitu:
1.
Blok Masukan (Input
Block)
Input mewakili data
yang masuk kedalam sistem informasi. Yang dimaksud dengan input di sini
termaksud metode dan media untuk menangkap data yang
akan dimasukan,
yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2.
Blok Model (Model
Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi
prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data
yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan
keluaran yang diinginkan.
3.
Blok Keluaran (Output
Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen
serta semua pemakai sistem.
4.
Blok Teknologi (Technology
Block)
Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box)
dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima masukan, menjalankan
model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan
membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5.
Blok Basis Data
(Database Block)
Basis data (database) merupakan
kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan
diperangkat keras computer dan digunakan perangkat lunak memanipulasinya.
6.
Blok Kendali (Control
Block)
Banyak hal dapat merusak sistem informasi,
seperti misalnya bencana alam, api, temperature, air, debu,
kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri,
kesalahan-kesalahan ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. dihubungkan
dengan ruang lingkup yang lebih luas, sementara sasaran memiliki ruang lingkup
yang lebih sempit.
2.2. Peralatan
Pendukung (Tools System)
Menurut Sutabri
(2012 : 115) menyimpulkan bahwa “Sistem analis dapat mendesain model dari
sistem informasi yang diusulkan dalam bentuk logical model. Media tools system merupakan alat yang dapat
digunakan untuk menggambarkan bentuk logical
model dari suatu sistem, dimana simbol-simbol, lambang-lambang dan
diagram-diagram menunjukan secara tepat arti fisiknya”. Adapun tools system yang dimaksud untuk
merancang model sistem yang baru, contohnya seperti : Diagram Alir Data
(DAD), Kamus Data (KD).
Adapun peralatan
pendukung yang dimaksud untuk merancang model sistem yang baru pada penulisan
tugas akhir ini adalah :
2.2.1. Diagram Alir Data (DAD)
Diagram Alir Data Menurut Kendall (2010 : 263) adalah “Proses-proses
serta aliran data dalam suatu sistem bisnis. Menggambarkan pandangan sejauh
mungkin mengenai masukan, proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan
masukan proses dan keluaran”.
1.
Konsep Dasar Diagram Alir Data (DAD)
Diagaram
Alir Data merupakan alat yang dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas, lebih
lanjut tentang diagram yang biasa juga disebut Data Flow Diagram juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.
2.
Simbol-Simbol Dalam DAD
Simbol-simbol yang digunakan pada diagram
alir data adalah sebagai berikut:
a.
Lingkaran Luar (External Entity)
Adalah simbol yang berbentuk kotak rangkap yang digunakan untuk
menggambarkan External Entity,
yang dapat mengirim data
atau menerima data dari sistem. dapat berupa orang atau organisasi atau
sistem lainnya yang memberikan input
atau output dari sistem.
b.
Proses (Process)
Adalah simbol yang berbentuk bujur sangkar sudut membulat yang digunakan
untuk memproses pengolahan data atau transportasi data yang dilakukan oleh
orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam
proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.
c.
Alir Data (Data
Flow)
Adalah
simbol yang berbentuk anak panah yang digunakan untuk arah dari proses
sistem. Data flow ini digunakan untuk
menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian
lainnya. Data flow ini mengalir
diantara proses (process), simpanan
data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukkan
arah alir data, data flow ini perlu
diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.
d.
Simpanan Data (Data Store)
Adalah simbol yang berbentuk persegi panjang
tidak sempurna, yang digunakan untuk pengarsipan atau penyimpanan data. Data Store ini biasanya berkaitan dengan
penyimpanan serta komputerisasi, contohnya pita magnetic, file disket, dan file
harddisk. Data Store ini juga
berkaitan dengan penyimpanan folder.
3.
Aturan Main DAD
Bentuk rambu-rambu atau aturan main yang baku
dan berlaku dalam penggunaan data flow
diagram untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :
a.
Didalam data
flow diagram tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external
entity lainnya secara langsung.
b.
Didalam data
flow diagram tidak boleh menghubungkan data
store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung.
c.
Didalam data
flow diagram tidak boleh atau tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.
d.
Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.
4.
Tahapan
Proses Pembuatan Diagram Alir Data
Menurut
Kendall (2010 : 266) menyatakan bahwa langkah-langkah dalam membuat diagram
alir data dapat dibagi menjadi 3 (tiga) tahapan yaitu sebagai berikut :
a.
Diagram
Konteks (context diagram)
Dibuat
untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan
kata lain diagram tersebut menggambarkan sistem secara umum dari keseluruhan
sistem yang ada.
b.
Diagram
Nol (Zero Diagram)
Dibuat untuk menggambarkan tahapan proses
yang ada dalam diagram konteks, yang penjabarannya lebih terperinci.
c.
Diagram
Detail (Detail Diagram)
Dibuat untuk menggambarkan arus data secara
lebih mendetail dari tahapan proses yang didalam diagram nol.
2.2.2.
Kamus
Data/ Data Dictionary (DD)
1.
Pengertian Kamus Data
Kamus data disebut juga dengan istilah sistem
data dictionary adalah katalog fakta
tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi
pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis.
Dengan kamus data sistem analisis dapat mendefinisikan
data yang mengalir pada sistem dengan lengkap juga dapat menjelaskan lebih
detail lagi tentang data flow diagram
yang mencakup process, data flow dan data store.
Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu
katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD yang mencakup process, data flow dan data store. Selain itu juga untuk
menghindari pengunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun secara
abjad.
Adapun kegunaan dari kamus data adalah :
a.
Memvalidasi diagram alir data dalam hal kelengkapan
dan keakuratan.
b.
Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan
layar dan laporan-laporan.
c.
Menentukan muatan data yang disimpan dalam
file-file.
d.
Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD
(Diagram Alir Data).
2.
Parameter Kamus Data
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan
yang jelas tentang data yang dicatat. Maka data harus memuat hal-hal sebagai
berikut :
a.
Nama Arus Data
Karena kamus data dibuat berdasarkan arus
data yang mengalir di data flow diagram,
maka nama arus data juga harus dicatat di kamus data, sehingga mereka yang
membaca data flow diagram dan
memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di data flow diagram dapat langsung
mencarinya dengan mudah di kamus data.
b.
Alias
Alias atau nama lain dari data yang
dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau
departemen yang satu dengan yang lainnya.
c.
Tipe Data atau Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke
proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan
computer, laporan terarah, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus
data yang mengalir yang perlu dicatat di kamus data.
d.
Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir
dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus
data supaya memudahkan mencari arus data di dalam data flow diagram.
e.
Penjelasan
Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna
dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi
dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
f.
Periode
Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus
data ini. Periode ini perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk
mendefisinikan kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses
program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
g.
Volume
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data
adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata
menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu,
sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak.
h.
Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang
dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item
atau elemen-elemen data.
3.
Notasi Kamus
Data
Kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti dari simbol-simbol
yang dijelaskan, yang disebut notasi. Notasi yang digunakan dibagi menjadi dua
macam yaitu :
a.
Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk
membuat spesifikasi format input
maupun output, notasi yang umum
digunakan antara lain:
Tabel II.1
Notasi Tipe
Data dalam Kamus Data
NOTASI
|
KETERANGAN
|
X
|
Setiap Karakter
|
9
|
Angka Numeric
|
A
|
Karakter Alphabet
|
Z
|
Angka nol ditampilkan sebagai spasi
kosong
|
.
|
Titik, sebagai pemisah ribuan
|
,
|
Koma, sebagai pemisah pecahan
|
-
|
Hypen, sebagai tanda penghubung
|
/
|
Slash, sebagai tanda pembagi
|
Sumber : Menurut
Kendall & Kendall (2010 : 333)
b.
Notasi Struktur Data
Struktur dari
data terdiri dari elemen-elemen data yang disebut dengan item data, sehingga secara prinsip struktur dari data ini dapat
digambarkan dengan menyebutkan nama dari item-item
datanya. Juga masih diperlukan informasi lainnya misalnya informasi tentang
apakah item data tersebut pasti ada
atau hanya bersifat dapat ada dan dapat tidak ada. Untuk menunjukkan
informasi-informasi tambahan ini di kamus data dipergunakan notasi-notasi
sebagai berikut :
Tabel II.2
Notasi
Struktur Data dalam Kamus Data
SIMBOL
|
ARTI
|
=
|
Terdiri
dari
|
+
|
Dan
|
( )
|
Boleh ada
boleh tidak
|
*
|
Keterangan,
setelah tanda ini adalah komentar
|
{ }
|
Iterasi
atau perulangan
|
[ ]
|
Pilih
salah satu
|
|
|
Pemisah
pilihan didalam tanda [ ]
|
@
|
Petunjuk
(Key Field)
|
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara
garis besar ditentukan olehadanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang
yang siap dijual. Seiring dengan perkembangan zaman, proses penjualan ini
semakin rumit dengan adanya peraturan-peraturan baru dalam perdagangan itu
sendiri.
Pada PT. Gramedia Asri Media Botani Square
Bogor, setiap penjualan yang terjadi diawasi oleh Store Manager yaitu pemimpin dalam setiap cabang dari PT. Gramedia
Asri Media secara tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan terhadap
arsip-arsip yang berhubungan dengan penjualan. Arsip yang mendukung proses penjualan
tidak sedikit jumlahnya, dan semua arsip-arsip tersebut sudah terkomputerisasi
semua jadi Store Manager dapat lebih
mudah memeriksanya. Untuk itulah pertama-tama kami akan membahas mengenai
tinjauan perusahaan sejarah berdiri serta struktur organisasi perusahaan ini.
1.2.
Tinjauan Perusahaan
Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT.Gramedia
Asri Media terdapat aturanyang ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang
mengambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi
pelaksanaan tersebut, sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan
sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk
pembuatan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini sebagai berikut:
3.2.1. Sejarah Perusahaan
Toko Buku Gramedia Asri Media didirikan 02
Februari 1970 oleh P.K. Ojong,
yang juga merupakan pendiri KKG (Kelompok Kompas Gramedia), dengan misi turut
serta menyebarkan produk pendidikan dan informasi, demi tercapainya cita-cita
bersama mencerdaskan kehidupan bangsa, menuju masyarakat baru Indonesia yang
berkehidupan Pancasila.
Dari sebuah toko buku kecil berukuran 25 m2,
yang berlokasi di Jalan Gajah Mada, Jakarta Barat, Toko Buku Gramedia sampai
tahun 2016 telah tumbuh dan berkembang menjadi 120 toko, yang tersebar
dibeberapa kota utama di Indonesia.
Sedangkan untuk Toko Buku Gramedia Botani
Square Bogor, menjadi Toko Buku ke-75 yang diresmikan pada tanggal 14 Januari
2007 dan menjadi salah satu dari tiga Toko Buku Gramedia di Kota Bogor, setelah
sebelumnya sudah terlebih dahulu didirikan Gramedia Pajajaran dan Gramedia
Ekalokasari (sudah tutup) dan membuka cabang baru di sebuah mall besar di kawasan Cibinong.
Saat ini Gramedia Botani Square yang telah
berusia 9 tahun dan tetap menjadi pilihan utama masyarakat Kota Bogor dan
sekitarnya, karena terbilang yang terbesar di Kota Bogor dengan dukungan
kelengkapan produk yang lebih banyak serta dengan selalu meningkatkan pelayanan
terbaik kepada konsumennya, menjadikan konsumen lebih memilih Gramedia Botani
Square Bogor untuk mencari produk-produk yang dibutuhkan.
1.
Ragam Produk
dan Dukungan Pemasok
Semula, pada saat berdiri, Toko Buku Gramedia
hanya menawarkan buku. Namun saat ini ragam produknya sudah semakin berkembang,
antara lain : stationery,
fancy, peralatan kantor,
peralatan
olahraga, dan produk berteknologi tinggi seperti CD-ROM, audio-video book, tabletdan
berbagai produk lain.
Pemasaran produk tersebut, didukung ratusan
penerbit dan pemasok dalam dan luar negeri, termasuk didalamnya beberapa
penerbit intern KKG, seperti : Gramedia Pustaka Utama, Elex Media Komputindo, Gramedia Widya Sarana, Bhuana Ilmu Populer, dan Penerbit Gramedia Majalah. Sedangkan
untuk pemasok Departement Import :
a.
Amerika Serikat:Simon & Schuster, Prentice Hall, McGraw Hill, Maxwell
Macmillan, Addison Wesley, John Wiley, Harper Collins, Bantam, Random House,
Baker & Taylor dan lain-lain.
b.
Eropa:Penguin, Cambridge, Oxford, Elsevier, Grossohaus, Hachette,
Longman, MacMillan UK dan lain-lain.
c.
Asia:Kondasha, Japan Publication, Toppan, Canfonian, Asiapac, UBSPD, S.
Chand, S.S. Mubaruk, Pan Pacific, Mighty Mind, Federal Publication dan lain-lain.
3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsinya
Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan
hubungan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang
menerapkan bagaimana tugas akan dibagi.
Gambar
III.1. Struktur Organisasi TB Gramedia Botani Square Bogor
Sumber
: Toko Buku Gramedia Botani Square Bogor (2015)
Fungsi dari
tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :
1.
Store Manager (Kepala
Toko)
Sebagai pemimpin/ Manager
Toko Buku Gramedia yang dikelola di Botani Square Bogor. Bertanggung jawab atas
semua hal yang berhubungan dengan pekerjaan didalam/ diluar area toko.
2.
Administration Superintendent
Bertugas dalam mengawasi
kinerja staff admin dan mengawasi pengeluaran maupun pemasukan perusahaan.
3.
Sales Superintendent
Bertanggung jawab terhadap pengendalian produk buku
dan non-buku, menganalisa situasi pasar, melakukan kaji ulang strategi
pemasaran serta memantau seluruh kegiatan operasional toko agar dapat berjalan
dengan lancar.
4.
Merchandising Support
Bertanggungjawab
dalam pengadaan barang/inventori produk, baik dalam kualitas/mutu yang
baik, jumlah yang akurat dan pada saat trend yang tepat serta mengawasi
staf gudang untuk melaksanakan tugasnya.
5.
EDP (Entry
Data Process) Superintendent
Bertugas menyampaikan informasi dan laporan yang baik
serta tepat waktu untuk kebutuhan internal maupun kebutuhan eksternal unit
kerja yang bersifat rutin serta mengembangkan, memonitoring dan memastikan
proyek-proyek IT strategis telah sejalan dengan organisasi bisnis.
6.
Chief Cashier
a.
Mengelola keuangan unit toko buku.
b.
Reconcile till,
close register, open store, open register, open till.
c.
Menyiapkan dan menyerahkan modal cashier (float amount)
kepada cashier.
d.
Memasukkan nominal omzet yang akan disetorkan ke bank
(bank deposit).
e.
Mengatur pengelolaan kas kecil.
f.
Melaporkan seluruh hasil omzet harian, mingguan dan
bulanan ke reksa.
7.
Store Administration Assistant
Menangani suatu kebutuhan
atau aktifitas melainkan seluruh proses kegiatan pada aktifitas ruang lingkup
dalam sebuah perusahaan serta mencatat pemasukan dan pengeluaran keuangan.
8.
Warehouse Support
a.
Mengontrol dan bertanggung jawab atas penyimpanan
barang dari kehilangan, pencurian, kebakaran dan keusangan.
b.
Bertanggung jawab atas pelaksanaan bongkar muat barang
di gudang dan ikut menandatangani surat penerimaan barang dan surat jalan.
c.
Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapian di dalam
area gudang barang.
d.
Bertanggung jawab atas ketepatan laporan gudang.
9.
EDP Support
Melakukan penginputan data inventory, return product dan pencetakan
barcode.
10.
Store Associate
Bertanggung jawab dalam
aktifitas penjualan.
11.
Cashier
Melayani transaksi dari customer.
12.
Customer Service Attendant
Melakukan pelayanan
terhadap kebutuhan customer.
13.
Security Guard
Bertanggung jawab atas
keamanan di lingkungan kerja.
14.
Cleaning Service
Bertanggung jawab atas
kebersihan dan kenyamanan di lingkungan kerja.
3.3.
Prosedur Sistem Berjalan
Dasar sistem penjualan yang digunakan dalam
transaksi di PT. Gramedia Asri Media Botani Square adalah menggunakan Windows Operating System, dimana
didalamnya terdapat sebuah perangkat lunak Oracle
yang bekerja untuk melakukan proses transaksi jual-beli sehari-hari
menggunakan komputer kasir. Kemudian disertai juga dengan sistem jaringan LAN (Local Area Network) untuk melakukan
pencatatan online transaction
penjualan kedalam sebuah sistem dalam toko, untuk kemudian dikirimkan data
penjualan setiap harinya ke server
pusat.
Sistem lainnya yang digunakan oleh
perusahaan ini adalah berbasis web
yaitu SOA (Store Operational Application),
digunakan untuk merekam segala kegiatan transaksi penjualan di dalam kasir dan
bisa juga digunakan sebagaidata transaksi penjualan untuk analisa penjualan.
SOA dapat melakukan pencatatan penjualan secara otomatis setiap harinya, sistem
kerjanya adalah ketika jam operasional bekerja berlangsung, SOA mencatat semua
transaksi jual-beli yang dilakukan oleh semua kasir yang ada di dalam toko,
untuk selanjutnya dicocokan dengan pendapatan kasir di hari tersebut, apakah
sudah sama antara fisik uang dengan data yang ada di SOA, untuk selanjutnya
dikirim ke bagian pusat.
Sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan
laporan mengenai riset ini, kami akan menguraikan secara umum prosedur sistem
berjalan yang meliputi prosedur pemesanan buku, proses pembayaran proses
pembuatan laporan.
1)
Proses penjualan produk diawali dengan customer memilih produk yang akan
dibeli, untuk kemudian diserahkan ke kasir untuk melakukan proses transaksi
secara tunai.
2) Kasir
kemudian melakukan Scan Barcode pada
produk yang akan dibeli oleh customer,
selanjutnya komputer akan menampilkan produk yang akan dibeli oleh customer.
3) Kasir
melakukan cash tender untuk proses pembayaran.
4) Printer
akan mengeluarkan bukti pembayaran berupa struk. (printer mencetak dua struk
yaitu copy dan asli). struk copy akan dikumpulkan setelah proses
transaksi jual-beli dihentikan pada setiap harinya, kemudian diserahkan ke chief cashier untuk dilakukan reconcile (mencocokan/ menyamakan apa
yang tertera di sistem, dengan apa yang ada di struk copy).
5) Kasir
melakukan pencatatan manual pada sebuah form Bukti Setoran Kasir.
6) Chief Cashier melakukan reconcile.
7) Chief Cashier melakukan ekspor datadaily cash revenue(omzet masing-masing
kasir) untuk di rekap (format pdf.) ke SOA (Store
Operational Application).
8) Kemudian
melakukan penggabungan keseluruhan omzet semua kasir yang bertugas pada hari
tersebut dan uang dihitung kembali, disamakan dengan total reconcile.
9) Keesokan
harinya Setelah itu uang disetor ke Bank melalui tim eksternal Advantage.
10) Chief Cashier mencetak dan mengekspor Daily Report Revenue (omzet
masing-masing kasir) untuk dikirim ke pusat, serta menyamakan omzet dengan
total reconcile kemarin, kemudian
melakukan open store, open register dan
open till.
11) Chief Cashier mencetak Float Amount (modal kasir), Other Income (pemasukan lainnya, bisa
berupa donasi ataupun lainnya) Refund
Post Void Transaction (pengembalian dana pasca batal transaksi), Bank Deposit Report (laporan deposit
Bank), Graphic Hourly Report
(Pencatatan transaksi/ data penjualandalam jam perhari) untuk data di toko dan
di rekap setiap harinya.
3.4. Diagram
Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Dari hasil analisa yang dilakukan pada
PT. Gramedia Asri
Media, akhirnya penulis mengetahui bentuk sistem secara garis
besar yang sedang berjalan didalam perusahaan tersebut. Bentuk secara garis
besarnya dapat dilihat dalam diagram alir data berikut ini :
Keterangan :
DRR = Daily Report Revenue
DCR = Daily Cash Revenue
SOA = Store Operational Application
Gambar
III.2. Diagram Konteks Sistem Berjalan
Gambar III.3.
Diagram Nol Sistem Berjalan
Gambar III.4.
Diagram Detail Sistem Berjalan
3.5. Kamus
Data Sistem Berjalan
Kamus data (data dictionary) adalah katalog fakta tentang data dan
kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan
kamus data, analis sistem dapat mendefinisikan data yang berjalan mengalir di
sistem dengan lengkap. Ada beberapa dokumen yang digunakan pada Sistem
penjualan secara tunai PT. Gramedia Asri media, yakni dokumen masukan dan
dokumen keluaran.
3.5.1. Kamus Data Dokumen Masukan (Input)
1. Nama
arus data :
Barcode
Bentuk data : Cetak Komputer
Arus data : Customer – Chasier – Arsip SOA
Penjelasan : Untuk memasukan kode barang ke
dalam sistem
Periode : Setiap terjadi transaksi
jual-beli
Struktur data = Header + Isi + Footer
Header = Judul Barang
Isi = Barcode
Footer =
Tipe barang + Tanggal datang barang + Jumlah
barang datang + Kode pemasok + Kode barang + Harga barang.
3.5.2. Kamus Data Dokumen Keluaran (Output)
1.
Nama
arus data :
Daily Cash Revenue
Bentuk data : Cetak Komputer
Arus data : Customer – Chasier – Chief - arsip SOA
Penjelasan : Informasi modal Chief Cashier dan jumlah uang tunai
pada business date yang diinginkan.
Periode :
Cetak setiap hari
Struktur data = Header + Isi
Header = tanggal + page + user
Keterangan
= user
*user terdiri dari 7 digit
bertipe text* tanggal =
tanggal + bulan + tahun
Isi = 1{keterangan + debit + kredit}5
2.
Nama
arus data : Daily Report
Revenue
Bentuk data : Cetak Komputer
Arus data :
Customer – Chasier – Chief - arsip SOA
Penjelasan : Informasi semua jenis transaksi setiap Cashier
Periode : Cetak setiap hari
Struktur data = Header + Isi
Header =
Nama Toko + Tanggal Transaksi + Tanggal cetak +
Halaman + NIK karyawan
Isi =
register_no + Grand Total + Bank
Transfer + Cash
Keterangan = register_no *terdiri dari 3 digit berupa text = No.
Kode Mesin Register*
3.
Nama
arus data : Other Income
Bentuk data : Cetak Komputer
Arus Data : Customer
– Chasier – Chief - arsip SOA
Penjelasan : Informasi transaksi Pay In di POS register
Periode : Cetak setiap hari
Struktur data = Header + Isi
Header =
Nama Toko + Tanggal Transaksi + Tanggal cetak +
Halaman + NIK karyawan.
Isi = No + Pay In + Tanggal + Nama kasir + No.
Register
+ No. Till + Amount + Subtotal + Other income.
Footer = Approved by + Created by
4.
Nama
arus data : Float Amount
Bentuk data : Cetak Komputer
Arus Data : Customer
– Chasier – Chief - arsip SOA
Penjelasan
: Informasi modal yang diberikan kepada Cashier dan
pengembalian modal dari
Cashier ke Chief Cashier.
Periode : Cetak setiap hari
Struktur data = Header + Isi + Footer
Header =
Nama Toko + Tanggal Transaksi + Tanggal cetak +
Halaman + NIK karyawan.
Isi = Till Id + Open Till Date + Cashier Name +
Float
Amount + Float Return + Close Till Date + Sign Off
+ Outstanding Amount.
Footer = Approved by + Created by
5.
Nama
arus data : Bank Deposit
Report
Bentuk data : Cetak Komputer
Arus Data : Customer
– Chasier – Chief - arsip SOA
Penjelasan : Informasi setoran uang ke bank setiap hari
Periode : Cetak setiap hari
Struktur data = Header + Isi + Footer
Header =
Nama Toko + Tanggal Transaksi + Tanggal cetak +
Halaman + NIK karyawan.
Isi = No + Deposit Date + Tender Type + Amount +
Description
Footer = Approved by + Created by
3.6. Spesifikasi Sistem
Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem
berjalan adalah perincian dari bentuk dokumen-dokumen yang digunakan dalam
proses pemesananr. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian,
yaitu dokumen masukan dan dokumen
keluaran.
3.6.1. Spesifikasi
Bentuk Dokumen Masukan
Bentuk dokumen masukan
adalah bentuk dari dokumen-dokumen
yang masuk atau diterima
untuk melakukan proses terjadinya
sistem penjualan produk. Di bawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan
yang ada dalam sistem penjualan
secara tunai pada PT.Gramedia Asri Media.
1.
Nama Dokumen :
Barcode
Fungsi : Sebagai awal proses memasukan kode barang
ke dalam
sebuah sistem.
Sumber : Customer
Tujuan :
Cashier
Frekuensi :
Setiap akan melakukan transaksi
Media :
Kertas
Jumlah :
Satu
Bentuk Dokumen :
Lampiran A.10
3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah hasil atau keluaran dari proses sistem transaksi
penjualan secara tunai. Adapun rancangan bentuk keluarannya adalah sebagai
berikut:
1.
Nama Dokumen :
Daily Cash Revenue
Fungsi : Sebagai bukti modal Chief Cashier dan jumlah uang
tunai pada business
date.
Sumber : Cashier
Tujuan :
Chief Cashier
Frekuensi :
Setiap akan melakukan record
Media :
Kertas
Jumlah :
Satu
Bentuk Dokumen : Lampiran A.3
2.
Nama Dokumen :
Daily Report Revenue
Fungsi : Sebagai Informasi untuk semua jenis transaksi setiap
Cashier
Sumber :
Cashier
Tujuan : Sebagai arsip perusahaan
Frekuensi : Setiap akan melakukan record
Media : Kertas
Jumlah :
Satu
Bentuk
Dokumen : Lampiran A.4
3.
Nama Dokumen :
Other Income
Fungsi : Sebagai bukti Informasi transaksi Pay In di POS register
Sumber :
Cashier
Tujuan : Sebagai arsip perusahaan
Frekuensi : Setiap akan melakukan record
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Bentuk
Dokumen : Lampiran A.5
4.
Nama Dokumen :
Float Amount
Fungsi : Sebagai bukti informasi modal yang diberikan kepada
Cashier dan pengembalian
modal dari Cashier ke Chief Cashier
Sumber :
Cashier
Tujuan : Sebagai arsip perusahaan
Frekuensi : Setiap akan melakukan record
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Bentuk Dokumen : Lampiran A.6
5.
Nama Dokumen :
Bank Deposit Report
Fungsi : Sebagai bukti Informasi setoran uang ke bank
setiap hari
Sumber :
Cashier
Tujuan : Sebagai arsip perusahaan
Frekuensi : Setiap akan melakukan record
Media : Kertas
Jumlah : Satu
Bentuk
Dokumen : Lampiran A.7
3.6.3. Spesifikasi File
1.
Nama File :
File struk pembelian
Akronim : Struk pembelian
Organisasi File :
Index Sequential
Tipe File :
File transaksi
Akses File : Random
Media Penyimpanan : Harddisk
Kunci Field :
trans
Panjang Record :
63 karakter (byte)
Tabel III.1
File
struk pembelian
No
|
Nama Elemen
|
Akronim
|
Type
|
Panjang
|
Keterangan
|
1
|
No. Transaction
|
trans
|
Varchar
|
12
|
Primary Key
|
2
|
Cashier Name
|
cshr_nm
|
Varchar
|
7
|
|
3
|
Date
|
date
|
Date
|
||
4
|
Time
|
time
|
Time
|
||
5
|
No. Till
|
no_till
|
Int
|
||
6
|
Product Name
|
prod_nm
|
Varchar
|
30
|
|
7
|
Supplier Code
|
sup_code
|
Varchar
|
5
|
|
8
|
Barcode
|
bar
|
Varchar
|
9
|
|
9
|
Price
|
price
|
Int
|
||
10
|
Quantity
|
qty
|
Int
|
||
11
|
Subtotal
|
subtotal
|
Int
|
||
12
|
Total
|
total
|
Int
|
||
13
|
Round
|
round
|
Int
|
||
14
|
Cash
|
cash
|
Int
|
||
15
|
Change Due
|
due
|
Int
|
||
16
|
BKP
|
bkp
|
Int
|
Barang Kena Pajak
|
|
17
|
DPP
|
dpp
|
Int
|
Dasar Pengenaan Pajak
|
|
18
|
Bebas PPN
|
b_ppn
|
Int
|
Pajak Pertambahan Nilai
|
|
19
|
Discount
|
disc
|
Int
|
||
20
|
PPN
|
ppn
|
Int
|
Pajak Pertambahan Nilai
|
2.
Nama File :
File buku
Akronim : Buku
Organisasi File :
Index Sequential
Tipe File :
File Transaksi
Akses File : Random
Media Penyimpanan : Harddisk
Kunci Field :
code
Panjang Record :
44 karakter (byte)
Tabel III.2
File barcode
No
|
Nama Elemen
|
Akronim
|
Type
|
Panjang
|
Keterangan
|
1
|
Product Code
|
Code
|
Varchar
|
9
|
Primary Key
|
2
|
Product Name
|
Name
|
Varchar
|
20
|
|
3
|
Department Code
|
Dept
|
Varchar
|
4
|
|
4
|
Class Department
|
Class
|
Varchar
|
3
|
|
5
|
Product type
|
Type
|
Varchar
|
3
|
|
6
|
Print Date
|
Date
|
Date
|
||
7
|
Quantity
|
Qty
|
Int
|
||
8
|
Supplier Code
|
Supp
|
Varchar
|
5
|
|
9
|
Price
|
Price
|
Int
|
3.6.4. Struktur Kode
1.
No.Transaction
Format
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
Kode
Toko
Till Id
No.
Transaksi
Panjang : 12 digit
Type :
Text
Contoh
1
|
0
|
1
|
7
|
5
|
1
|
0
|
4
|
1
|
6
|
3
|
0
|
Keterangan :
10175 = Kode Toko
104
= Till Id
1630
= No. Transaksi
2.
Barcode
Buku
Format
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
KKKode
Supplier Kode Produk
Panjang :
15 digit
Type :
Text
Contoh
1
|
5
|
6
|
9
|
5
|
1
|
2
|
0
|
0
|
1
|
6
|
4
|
8
|
1
|
0
|
Keterangan :
156951 = Kode Supplier
200164810 = Kode Produk
3.
Barcode Counter
Format
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
X
|
X
|
9
|
9
|
9
|
9
|
9
|
Kode Counter Nama Counter Kode
Produk
Type : Text
Contoh
1
|
0
|
1
|
5
|
4
|
M
|
G
|
0
|
0
|
0
|
2
|
6
|
Keterangan :
10154 = Kode Counter
MG = Nama Counter
00026 = Kode produk
3.6.5. Spesifikasi Program
Program dibutuhkan untuk memanipulasi
data-data pada suatu file dan menghasilkan suatu informasi yang berguna. Suatu
program didapatkan dari suatu paket program yang tersusun sedemikian rupa
membentuk suatu program tertentu. Dalam sistem yang ada, penulis menguraikan
secara garis besar program yang disajikan kedalam diagram HIPO (Hierarchy plus Input Process Output).
Gambar III.5
Diagram HIPO (Hierarchy plus Input Process Output)
1.
Nama Program :
Program Login
Akronim : login.java
Fungsi : Untuk dapat
mengakses masuk ke menu Home
Paket
Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu login terdapat menu Input Username dan
Input Password,
bila telah di input klik Submit.
2.
Nama Program :
Program Menu Utama
Akronim : menu_utama.java
Fungsi : Untuk dapat
menjalankan program menu utama
Paket
Program : Oracle
Bentuk
Program : Lihat Lampiran A.2.
Proses Program :
Pada menu utama terdapat 8 pilihan, lalu pilih salah
satu sub menu pada menu utama yaitu :
a.
Home
b.
Open Report
Operational
1)
Float
Cashier
2)
Daily
Revenue by Cashier
3)
Daily Cash
Revenue
4)
Other
Income
5)
Bank
Deposit
6)
Hourly
Productivity
c.
Credit Card
d.
Revenue Sharing
e.
Petty Cash
f.
Redeem Point
g.
Application
Management
h.
My Account
3.
Nama Program :
Program Home
Akronim : home.java
Fungsi :
Untuk melihat status register, till,
lokasi till dan
melihat status till
dalam keadaan suspend atau resume.
Bentuk
Program : Lihat lampiran A.2.
Paket
Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu Home, pengguna dapat
melihat status
program cashier
yang aktif pada hari ini.
4.
Nama Program :
Program Float Cashier
Akronim : float.java
Fungsi :
Untuk informasi modal yang diberikan kepada
Cashier dan pengembalian modal dari Cashier ke Chief Cashier.
Bentuk
Program : Lihat lampiran A.6.
Paket
Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu float cashier, chief cashier dapat melihat
uang
modal dan pengembalian uang modal yang diberikan pada cashier setiap harinya.
5.
Nama Program :
Program Daily Revenue by Cashier
Akronim : daily_revenue.java
Fungsi :
Melihat informasi semua jenis transaksi tiap Cashier
Bentuk Program : Lihat lampiran A.4.
Paket
Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu ini pengguna dapat melihat informasi
semua jenis transaksi tiap Cashier.
6.
Nama Program :
Program Daily Cash Revenue
Akronim : daily_cash.java
Fungsi :
Melihat informasi modal Chief Cashier
dan jumlah
uang tunai pada business
date yang diinginkan.
Bentuk Program : Lihat lampiran A.3.
Paket
Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu ini pengguna dapat melihat informasi
mengenai
modal Chief Cashier dan jumlah uang
tunai pada business date yang
diinginkan.
7.
Nama Program :
Program Other Income
Akronim : other_income.java
Fungsi :
Melihat informasi transaksi Pay In di POS (Program
Operational System) register.
Bentuk Program : Lihat lampiran A.5.
Paket
Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu ini pengguna dapat melihat informasi
transaksi
Pay In di POS (Program Operational System) register.
8.
Nama Program :
Program Bank Deposit
Akronim : bank_deposit.java
Fungsi :
Melihat informasi setoran uang ke bank setiap hari.
Bentuk Program : Lihat lampiran A.7.
Paket
Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu ini pengguna dapat melihat informasi
setoran
uang ke bank setiap hari.
9.
Nama Program :
Program Hourly Productivity
Akronim : hourly.java
Fungsi :
Melihat informasi rekap transaksi per jam.
Bentuk Program : Lihat lampiran A.8.
Paket
Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu ini pengguna dapat melihat informasi
rekap
transaksi per jam.
10.
Nama Program :
Program Credit Card
Akronim : credit_card.java
Fungsi :
Melihat segala bentuk transaksi yang menggunakan
credit card.
Bentuk Program : Lihat lampiran A.2.
Paket Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu ini pengguna dapat melihat segala bentuk
informasi mengenai transaksi yang menggunakan credit card.
11.
Nama Program :
Program Revenue Sharing
Akronim : revenue_sharing.java
Fungsi :
Melihat report atas pembayaran sewa ke mal
berdasarkan
profit sharing.
Bentuk Program : Lihat lampiran A.2.
Paket
Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu ini pengguna dapat melihat report atas
pembayaran
sewa ke mal berdasarkan profit sharing serta
mencetak report revenue sharing per
periode.
12.
Nama Program :
Program Petty Cash
Akronim : petty.java
Fungsi :
Digunakan untuk menginput total uang yang akan
dipinjam
dari pusat.
Bentuk Program : Lihat lampiran A.2.
Paket
Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu ini pengguna dapat melihat informasi
mengenai
total uang yang akan di pinjam dari pusat serta melihat apakah peminjaman uang
sudah ditransfer atau belum.
13.
Nama Program :
Program Redeem Point
Akronim : redeem_point.java
Fungsi :
Digunakan untuk mencari nomor member Gramedia
Card
kemudian melihat total point dan
dilakukan redeem kemudian cetak voucher.
Bentuk Program : Lihat lampiran A.2.
Paket
Program : Oracle
Proses Program :
Pengguna di menu ini dapat mencari nomor member
Gramedia
Card kemudian melihat total point dan
dilakukan redeem kemudian cetak voucher serta dapat mencetak ulang voucher ketika ada masalah dalam
pencetakan .
14.
Nama Program :
Program Application Management
Akronim : app_management.java
Fungsi :
Untuk melakukan penginputan mengenai program
program
yang akan dilakukan store management
untuk toko buku setiap bulannya.
Bentuk Program : Lihat lampiran A.2.
Paket
Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu ini pengguna dapat melihat, menginput
dan
mencetak informasi mengenai
program-program yang akan dilakukan store
management untuk toko buku setiap bulannya.
15.
Nama Program :
Program My Account
Akronim : account.java
Fungsi :
Melihat informasi mengenai account yang login.
Bentuk Program : Lihat lampiran A.2.
Paket Program : Oracle
Proses Program :
Pada menu ini pengguna dapat melihat informasi
mengenai account yang sedang login dan dapat mengganti password dan
username di menu ini serta melakukan logout
dari aplikasi SOA.
3.7. Spesifikasi Sistem Komputer
Spesifikasi sistem komputer dibutuhkan untuk menunjang kinerja sistem
berjalan yang diterapkan oleh PT. Gramedia Asri Media, agar sistem dapat
bekerja secara optimal. Oleh karena itu dibutuhkan spesifikasi minimal dalam sistem
komputer. Maka penulis akan menguraikan spesifikasi minimal perangkat lunak dan
perangkat keras yang digunakan.
3.7.1. Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak
yang digunakan oleh PT. Gramedia Asri Media adalah sebagai berikut :
1.
Windows 7
Operating System yang digunakan oleh
seluruh komputer di Gramedia.
2.
Oracle
Aplikasi yang
digunakan untuk kasir di Gramedia.
3.
SOA (Store
Operational Application)
Aplikasi berbasis web
yang digunakan untuk merekam seluruh aktifitas transaksi jual beli di
kasir Gramedia.
4.
Microsoft Office
Digunakan untuk
membuat laporan berupa pdf. file, untuk dikirim ke bagian pusat.
3.7.2. Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras yang digunakan dalam
sistem PT. Gramedia Asri Media terbagi atas input
dan output:
1.
Input
a.
Keyboard
Digunakan
untuk mengetik secara manual apabila barcode
pada barang rusak (untuk menginput nomor barcode)
atau digunakan sebagaimana fungsi keyboard
untuk membuat laporan.
b.
Mouse
Digunakan untuk
operasional kasir, seperti memilih perintah apabila terjadi diskon, pembatalan
beli barang ataupun hal lainnya (untuk mensortir barang).
c.
Scanner
Barcode
Untuk
melakukan scanbarcode barang, agar
detail barang tampil di komputer kasir.
2.
Output
a.
Printer
Cashier
Digunakan
untuk mencetak struk asli transaksi penjualan barang, serta merekam struk copy untuk dikumpulkan sebagai data
perusahaan.
b.
Printer Cetak
Document
Digunakan
untuk mencetak laporan sebagai data perusahaan
c.
Monitor
untuk
menampilkan proses transaksi jual beli di kasir ataupun sebagaimana fungsi
monitor biasanya.
3.8. Permasalahan
Pokok
Sistem penjualan secara
tunai yang telah ada di PT. Gramedia Asri Media umumnya telah berjalan dengan
baik. Dalam proses pemesanan buku, pembayaran dan pembuatan laporan tetapi sering kali terjadi Offline
sehingga menyebabkan gangguan dalam proses transaksi jual-beli di kasir.
3.9. Alternatif
Pemecahan Masalah
Adapun cara yang
dilakukan dalam pemecahan masalah tersebut adalah :
1. Apabila terjadi Offline pada server kasir, maka langkah pertama yang dilakukan adalah
menggunakan bon tunai untuk transaksi sementara agar tidak menyebabkan antrian
panjang pada kasir. Bon tunaai terdiri dari 3 rangkap berwarna putih, hijau dan
merah. Warna merah untuk arsip kasir, warna hijau untuk arsip counter dan warna merah untuk customer.
2.
Segera melakukan
perbaikan server melalui monitoring dari server pusat.
3.
Mengaktifkan kembali server toko apabila sudah dilakukan
perbaikan server.
BAB IV
PENUTUP
4.1.
Kesimpulan
Berdasarkan
hasil riset yang dilakukan di PT. Gramedia Asri Media mengenai sistem penjualan
secara tunai pada, akhirnya kami dapat mengambil kesimpulan dari seluruh pokok
bahasan pada masing – masing bab dalam penyusunan laporan riset ini, adalah :
1. Sistem yang digunakan sudah sangat efektif dan
terkomputerisasi.
2. Proses yang dilakukan otomatis masuk dalam sistem server pusat.
3. Keamanan data sangat
terjamin karena hanya yang mempunyai user dan bagian bersangkutan yang bisa membuka
sistem tersebut.
4. Untuk laporan sudah
sangat efisien dan hanya memerlukan ketelitian dari pengguna sistem saja untuk
menyesuaikan hasil penjualan dengan apa yang tercatat dalam sistem.
4.2. Saran
Pada dasarnya sistem penjualan pada PT. Gramedia Asri
Media seluruh pengolahannya sudah berjalan sangat baik, namun masih ada
kekurangan dan kelemahanya. Maka saran yang dapat kami simpulkan kepada PT. Gramedia
Asri Media antara lain :
1. Dalam
penyampaian laporan terkadang terganggu oleh sinyal yang kurang baik,
dikarenakan posisi Toko Buku Gramedia Botani Square ada lantai LG (Lower Ground) maka diharapkan bisa
menambahkan penguat sinyal didalam toko, agar proses penyampaian laporan setiap
harinya tidak terganggu.
2.
Perangkat keras
yaitu printer kasir yang digunakan di toko buku ini sudah terlalu tua umurnya
dan masih menggunakan printer pita, meskipun perawatan hardware dilakukan setiap bulannya, namun alangkah baiknya dapat
menggunakan printer yang lebih sedikit modern,
dikarenakan proses cetak struk yang lambat, dapat menggangu proses transaksi
pembayaran di kasir yang dapat menyebabkan antrian pada customer.
Panduan
pembuatan mengenai laporan riset ini diharapkan dapat membantu dosen penasehat
akademik dan mahasiswa dalam proses penyusunan laporan Kuliah Kerja Praktek
(KKP). Hal-hal yang belum diatur dalam panduan ini akan diatur dalam petunjuk
pelaksanaan Kuliah Kerja Praktek (KKP) dan kegiatan konseling yang dilaksanakan
dikelas oleh masing-masing dosen penasehat akademik.
Selain itu dengan adanya panduan ini diharapkan
seluruh dosen penasehat akademik dan mahasiswa memiliki persepsi yang sama
dalam menyusun Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP).
DAFTAR PUSTAKA
Darmawan, D. 2013. Sistem
Informasi Manajemen, Bandung : Remaja Rosdakarya
Jogiyanto,2006. Analisa dan Desain Sistem Informasi Tersruktur. Yogyakarta: Penerbit
Andi
Kenneth E. Kendall, Jullie E. Kendall, 2010, Analisis dan
Perancangan Sistem,
Edisi Kelima Jilid 1. Jakarta: PT.
Indeks.
Ladjamudin, Al Bahra Bin. 2008. Konsep Sistem Informasi, Jakarta : STMIK
Muhammadiyah.
Romney, Marshall B. 2006. Sistem Informasi Managemant. Edisi ke-9. Buku 1. Jakarta : Salemba
Empat
Tata
Sutabri, 2012.Analisis Iistem Informasi, Andi, Yogyakarta.
Whitten, Jeffery L. 2006. Metode Desain dan Analisis Sistem. Edisi Ke-6. Yogyakarta : Andi
Winarno, Wahyu Wing. 2006. Sistem Informasi Manajemen. Edisi ke-6.
Yogyakarta : UPP STIM YKPN.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar